La recepción de tu clínica, también cuando suena todo a la vez.

En resumen: En una clínica dental se pierden citas cuando recepción está atendiendo en el mostrador y el teléfono y el WhatsApp siguen sonando. Vexelar monta en 7 días un asistente con IA para WhatsApp y teléfono que da cita, cambia citas y manda recordatorios, sin dar nunca consejo clínico: el dolor y las urgencias van siempre a una persona.

¿Dónde se pierden las citas en una clínica dental?

En el mostrador. A las once de la mañana hay un paciente pagando, otro preguntando por su presupuesto de implantes y una madre que viene a por la cita de revisión de su hijo. En ese momento suena el teléfono y entran tres WhatsApp: alguien que quiere cambiar la limpieza del jueves, alguien que pregunta si atendéis por su seguro y alguien que quiere una primera visita para su ortodoncia. Recepción hace lo que puede, y lo que no puede se queda sin contestar. El paciente que llama y no le cogen no deja mensaje: llama a la siguiente clínica de la lista.

La otra fuga son las ausencias. Un hueco de una hora en un gabinete que nadie avisa que no va a ocupar no se recupera. Los recordatorios funcionan: una revisión de la Cochrane sobre siete ensayos con 5.841 participantes encontró que la asistencia a citas sanitarias pasaba del 67,8 % sin recordatorio al 78,6 % con recordatorio por mensaje al móvil (evidencia de calidad moderada).

¿Qué hace el asistente en una clínica dental?

Se ocupa de la parte administrativa que más tiempo come en recepción:

• Da cita en la agenda del doctor y el gabinete que tocan, con la duración de cada tratamiento.
• Cambia y anula citas cuando el paciente lo pide, y ofrece el hueco libre a quien está en la lista de espera.
• Manda el recordatorio el día antes y pide confirmación, para que sepáis a primera hora quién no va a venir.
• Contesta lo que se repite: horario, dirección, cierres y lo que tengáis en vuestra carta de servicios.
• Entiende audios y escribe en el WhatsApp de la clínica con su número de siempre, por la API oficial de WhatsApp Business.
• Coge el teléfono, si lo quieres, con la recepcionista de voz, que usa la misma agenda.

¿Qué no hace nunca?

No da consejo clínico. Si un paciente escribe «me duele mucho la muela desde anoche» o «se me ha caído el provisional», el asistente no opina ni recomienda nada: le dice que lo pasa a la clínica y os avisa en el momento para que llame una persona. Lo mismo con dudas sobre un tratamiento, una medicación o un presupuesto que hay que explicar. Si alguien de recepción coge la conversación desde el móvil o el ordenador, el asistente se aparta.

Lo administrativo lo lleva el asistente. Lo clínico, siempre una persona.

¿Qué contesta solo y qué pasa a recepción?

La línea es sencilla: si es una cita o un dato que está en vuestra agenda, lo contesta; si necesita criterio, lo pasa.

Lo que escribe o dice el paciente	Qué hace el asistente
«Quiero pedir cita para una limpieza»	Le ofrece huecos con la higienista y la apunta
«No puedo ir el jueves a la revisión»	Le cambia la cita y deja el hueco libre a la lista de espera
«¿Abrís en agosto?»	Contesta con vuestro horario y vuestros cierres
«Me sangra la encía desde la extracción»	No opina: os avisa en el momento para que llame una persona
«¿Cuánto me sale un implante?»	Le explica que el presupuesto se hace en consulta y le ofrece cita de valoración
«Quiero hablar con la doctora»	Os pasa la conversación

Las reglas de qué pasa a una persona las decidís vosotros en el montaje, y se pueden endurecer en cualquier momento.

¿Cómo se tratan los datos de salud?

Con más cuidado que en cualquier otro sector, porque los datos de salud son una categoría especial del RGPD (artículo 9). Por eso el asistente se queda en lo que necesita para gestionar la cita: nombre, teléfono, tratamiento y hora. No pregunta síntomas ni guarda historia clínica. Además, se presenta como asistente virtual con inteligencia artificial al empezar, como exige el artículo 50 del Reglamento europeo de IA desde el 2 de agosto de 2026. Si quieres el detalle, lo tienes en la guía sobre IA en la recepción y la ley.

¿Tenemos que cambiar de programa de gestión?

No es la idea. Trabajamos con la agenda que ya usáis siempre que se pueda conectar. Hasta hoy lo hemos hecho con Versum y con Cal.com; con los programas de gestión dental hay que mirar cada caso, y si el vuestro no permite conectarlo, te lo digo en la llamada, antes de que pagues nada.

¿Cuándo no te compensa?

Si tenéis a una persona en recepción que coge todas las llamadas y contesta los mensajes al momento, y casi nadie falta a su cita, no lo necesitáis. Tampoco si vuestra agenda no se puede conectar y no queréis cambiarla: un asistente que no ve los huecos reales solo puede tomar recados. En la llamada miramos cuántas llamadas y mensajes se os escapan de verdad, y si no compensa, te lo digo.

¿Cómo se monta en una clínica dental?

1. Diagnóstico (20 minutos, gratis). Cuántas llamadas y mensajes entran, a qué horas se acumulan y cuántas citas se pierden por ausencias.
2. Montaje (7 días). Lo hacemos nosotros: el WhatsApp de la clínica, el teléfono si lo quieres, los doctores y gabinetes, los tratamientos con su duración y las reglas de qué pasa a una persona.
3. En marcha (día 8). Los pacientes piden, cambian y confirman citas solos; recepción ve todo y entra cuando hace falta.
4. Cada mes. Un informe con las citas que han entrado por el asistente, las confirmadas y lo que suponen en euros.